Software de base de conocimientos de IA: El futuro de la documentación empresarial
En el mundo actual, las cosas se mueven deprisa y los viejos procesos lentos ya no sirven. Esto es especialmente cierto en el caso del proceso de documentación de una organización, que tradicionalmente siempre ha sido bastante laborioso y propenso a errores. Afortunadamente, la aparición del software de base de conocimientos mejorado con IA ha cambiado todo esto y ha desbloqueado una serie de ventajas que cualquier empresa haría bien en aprovechar.
Organización y recuperación eficaz de los datos
La mayoría de las empresas generan enormes volúmenes de datos, que hay que gestionar de alguna manera. Parte de ella será importante, y mucha no lo será, pero es vital contar con un proceso ágil y eficaz para garantizar que pueda clasificarse y almacenarse adecuadamente. En la era digital, como confirman los estudios, la automatización es el único camino a seguir.
Lo que se necesita es un software que utilice algoritmos avanzados y procesamiento del lenguaje natural para clasificar y etiquetar documentos en un repositorio centralizado. El resultado es un proceso de clasificación de la documentación muy eficaz que permite encontrar información específica de forma fácil, fiable y rápida. Se acabó rebuscar en archivos y carpetas, y se acabaron los documentos mal archivados o extraviados. Eso, por supuesto, significa más productividad y mayor satisfacción de los empleados, pero también cumplimiento de las normas.
Garantizar el cumplimiento
Cumplir la normativa sobre almacenamiento de datos y las normas del sector es crucial para que las empresas eviten sanciones, complicaciones legales y daños a su reputación. El uso de la IA para agilizar el proceso garantiza que la documentación necesaria esté correctamente categorizada, fácilmente accesible y actualizada, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Además, la funcionalidad de búsqueda basada en IA puede hacer que las auditorías y las evaluaciones de cumplimiento sean más eficientes.
Equivocarse en el cumplimiento de la normativa no es un error que se quiera cometer si se tiene en cuenta el coste de las sanciones. Las multas por contravenir el GDPR de la UE comienzan en 11 millones de dólares o el 2% de los ingresos anuales de una empresa.
Creación automática de contenidos
Dotar al software de bases de conocimiento de capacidades de IA, algo parecido a OpenAI, abre la puerta a la posibilidad de automatizar la creación de ciertos tipos de contenidos. Analizando los documentos existentes, se puede enseñar al software a generar nuevos contenidos, utilizando plantillas predefinidas o directrices específicas. Puede ser una forma útil de reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para escribir algo como un manual de formación o un documento de atención al cliente. Automatizar la producción de estos contenidos también garantiza la coherencia en toda la organización.
Mayor colaboración e intercambio de conocimientos
Las empresas más colaborativas son capaces de impulsar un 27% más de ventas, según datos de Frost & Sullivan. Una empresa necesita una colaboración eficaz para prosperar, y es esencial contar con una plataforma para el intercambio fluido de información, con capacidad para editar y revisar documentos simultáneamente, con independencia de la ubicación. Sin embargo, al habilitar una plataforma de este tipo con software basado en IA, una empresa puede garantizar el control de versiones, notificar los cambios y actualizaciones a las partes interesadas pertinentes y contribuir al flujo general de información.
Análisis de documentos y perspectivas
El procesamiento del lenguaje natural (PLN ) y los algoritmos avanzados de IA hacen de la base de conocimientos de una empresa un activo mucho más dinámico y útil, en lugar de una mera biblioteca estática. Esto significa que el software puede analizar documentos y extraer información valiosa de datos no estructurados. Esto puede ser especialmente útil para grandes volúmenes de comentarios de clientes, por ejemplo, informes de estudios de mercado o documentos legales. La capacidad de extraer automáticamente información clave de dicha documentación, desde tendencias emergentes hasta análisis de sentimientos, permite a las organizaciones obtener más valor de sus datos mientras los procesan en tiempo real.
Esto ayuda a…
- Cumplir los requisitos y reducir los riesgos
- Conocer a los clientes y sus expectativas
- Identificar oportunidades de mercado
- Tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa
Aprendizaje continuo
Los algoritmos avanzados de IA no son estáticos y pueden aprender de las interacciones con los usuarios y de la información que reciben. Con el tiempo, aprenderá los patrones y comprenderá mejor las necesidades de los usuarios, lo que le ayudará a responder mejor a las instrucciones, ofrecer resultados de búsqueda más precisos y sugerir documentos más pertinentes.
Una herramienta de apoyo a la empresa moderna
El software de base de conocimientos mejorado con IA está revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus procesos de documentación. El poder de la IA les permite agilizar y automatizar los flujos de trabajo de documentación con el resultado de nuevos niveles de eficiencia y productividad, mejorando el flujo de información y acelerando los procesos empresariales. Nos gustaría mostrarle cómo esta tecnología puede ayudar a su empresa a prosperar, con una prueba gratuita de Cody AI.
